Hai già avviato la tua attività da qualche tempo, ma le cose non vanno come vorresti? Una delle cause di questa crescita troppo lenta potrebbe essere la mancanza di un preciso piano d’azione aziendale.
Infatti per mettersi in proprio non basta avere una buona idea di business, è importante poi acquisire gli strumenti e le strategie per trasformare l’idea in un progetto concreto.
Mi è capitato di incontrare donne che sono preparate e pronte ad avviare la loro attività, ma che hanno paura di fare il salto e rimandano all’infinito e altre che si lanciano e aprono la partita IVA per poi ritrovarsi, dopo pochi mesi, con l’agenda vuota e con pochi clienti.
In entrambi i casi, sia per chi ha troppa paura sia per chi ha fretta di lanciarsi, la parola d’ordine è strategia: non procedere per tentativi.
Studia come fare un piano d’azione efficace per il tuo primo anno di attività o per i successivi, se l’attività è già avviata.
Avere ben chiaro il piano d’azione da mettere in campo può essere d’aiuto sia per chi ha paura, perché fornisce degli strumenti per diminuire gli errori e i rischi, sia per chi è spavalda ma poi non raggiunge i risultati sperati, perché fornisce nuove strategie per correggere il tiro e correre ai ripari prima che sia troppo tardi.
Gli elementi chiave per creare un piano d’azione aziendale efficace
Perché ho creato degli speciali percorsi, come Pink Business Start che uniscono coaching e formazione?
Proprio per fornire alle imprenditrici degli strumenti già testati per ridurre i tempi e i rischi della fase di avviamento della loro attività e strutturare una buona pianificazione aziendale.
Avviare un’impresa è un percorso complesso e articolato, che richiede specifiche competenze, perché i sogni e le buone idee sono fondamentali per iniziare ma non bastano a garantire la sopravvivenza economica di un business. Sembrerà banale ma un’attività può essere economicamente sostenibile solo se ha un flusso costante di clienti e di clienti che pagano. Puoi dire questo della tua attività? O fai fatica a trovare clienti e ad arrivare a fine mese? Aprire un’attività solo con i sogni e i buoni propositi può essere molto rischioso. Puoi iniziare piena di entusiasmo ma poi ritrovarti in difficoltà senza capire bene perché.
Allora quali sono i punti chiave per costruire un piano d’azione efficace, passando dall’idea al progetto?
Gli elementi chiave che ho individuato per creare un perfetto piano d’azione aziendale sono:
- Pianificazione finanziaria
- Pianificazione delle attività, con obiettivi concreti e sfidanti
- Pianificazione della comunicazione
- Pianificazione del marketing
- Pianificazione della formazione
- Pianificazione della ricerca e dello sviluppo
- Pianificazione interna
- Pianificazione di un ottimo servizio clienti
Analizziamoli ora uno ad uno.
Piano d’azione aziendale: la pianificazione finanziaria
Un punto chiave, che ci piaccia o no, sono i numeri della tua attività. E te lo dice una persona che non andava bene in matematica e che ha una formazione umanista. Per creare un buon piano d’azione aziendale, che permette alla tua attività di prosperare, i numeri devono diventare i tuoi migliori amici.
Quali sono i numeri che contano? Partiamo da numeri elementari ma per nulla scontati, dato che molte attività non li prendono in considerazione e poi si trovano in difficoltà.
Prima di partire, hai calcolato esattamente quali saranno i costi annuali della tua attività? Se non l’hai fatto è l’ora di correre ai ripari, calcolandoli con precisione: costi della sede, delle materie prime, dei fornitori, del personale, delle tasse e dei contributi previdenziali, e del marketing. Sì, l’ultimo punto è particolarmente importante, perché, soprattutto se sei agli inizi, dovrai calcolare un preciso budget che potrai utilizzare per investirlo in marketing in modo da poter raggiungere i tuoi potenziali clienti.
Una volta che hai calcolato tutti i costi, è arrivato il momento di pianificare quali entrate dovrai avere in un anno per coprire tutti i costi che hai elencato prima e anche per avanzare qualcosa. Quel “qualcosa” saranno i tuoi guadagni, che saranno dati dalle tue entrate meno le tue uscite.
Magari il mio discorso può sembrarti banale, ma ti assicuro che non lo è affatto, perché molte piccole imprenditrici in Italia non hanno la minima idea di cosa sia un business plan. Lo considerano qualcosa di molto difficile da compilare, adatto solo alle grandi aziende. Non è affatto così, anche per un piccolo business personale è fondamentale fare una pianificazione finanziaria annuale e poi monitorare con costanza come procede l’attività durante l’anno.
Soprattutto se vieni da precedenti esperienze come dipendente, sarai abituata a pensare al lavoro in termini mensili, per una attività in proprio invece è importante avere una visione d’insieme, creando una pianificazione finanziaria di lungo periodo. L’ideale sarebbe pianificare le entrate e le uscite stimate per i prossimi due anni di attività, con una prospettiva di crescita tra il primo e il secondo anno. Una visione basata su due anni, ti permette di pensare alla tua attività sul lungo periodo e di fare scelte strategiche più mirate.
Piano d’azione aziendale: la pianificazione delle attività, con obiettivi concreti e sfidanti
Il secondo punto importante per creare un piano d’azione aziendale efficace per la tua attività è avere chiari i tuoi obiettivi.
All’inizio di un’attività in proprio, soprattutto se si tratta di un piccolo business, in cui l’attività coincide con l’imprenditrice, ci si trova a dover gestire le attività più disparate: acquisizione clienti, vendita, lavoro con i clienti, fatturazione, gestione canali di comunicazione ecc…
Proprio perché le attività da svolgere sono tante, è fondamentale utilizzare delle tecniche efficaci per gestire tutti gli impegni senza trasformarsi in un criceto che corre sempre nella ruota. Un ottimo piano d’azione è quello costruito in base agli obiettivi dell’anno: proprio come quando si parte per un viaggio, per raggiungere la meta è necessario sapere con chiarezza dove si vuole andare e tracciare la rotta per arrivare a destinazione. Se non hai chiari gli obiettivi annuali per il tuo business, sarà difficile creare una pianificazione aziendale in modo efficace, dove stabilire tutte le attività necessarie a realizzarli. Parti dalla fine e stabilisci gli obiettivi dell’anno che vuoi raggiungere per il tuo business: può trattarsi di decidere il numero di clienti che lavoreranno con te, oppure di stabilire quanti articoli pubblicherai sul tuo blog oppure stabilire il lancio di un nuovo servizio. Una volta che avrai fissato gli obiettivi chiave per il tuo business, sarà fondamentale suddividerli in obiettivi più piccoli, a cadenza trimestrale, mensile, settimanale e giornaliera, in modo da procedere in modo realistico per piccoli passi, così da monitorare come procedono le tue attività annuali, così come hai già fatto per gli obiettivi finanziari.
E’ fondamentale stabilire scale di priorità nelle tue attività e capire quali richiedono la tua presenza e quali potranno essere delegabili: ad esempio il lavoro con il cliente potrai farlo solo tu e, gradualmente, potrai magari iniziare a delegare la parte di segreteria, che non necessita della tua presenza, ad una collaboratrice. Pianificare e monitorare le attività, permette di abbassare l’ansia da prestazione e di ottimizzare la gestione del tempo, che per un’imprenditrice non è mai abbastanza.
Potrai raggruppare le attività simili in una stessa giornata, ad esempio potrai pensare di scrivere gli articoli per il tuo blog tutti in un unico giorno del mese e poi pianificare la loro pubblicazione. Oppure potrai evitare distrazioni decidendo di dedicare un preciso momento della tua giornata lavorativa a rispondere alle email, invece di guardare ossessivamente il computer o il telefono non appena ricevi una nuova notifica.
Ricorda sempre che gli obiettivi devono essere sfidanti, ma realistici. Quindi non esagerare mettendo troppe attività nella stessa giornata, con il rischio di andare in stress.
Piano d’azione aziendale: la pianificazione della comunicazione
Mai come in questo momento storico è fondamentale comunicare con il proprio pubblico, attraverso il mix di canali on-line e off-line più adeguato alla tua attività. Più riuscirai a creare valore, donando contenuti utili al tuo pubblico e più verrai percepita come un’esperta del tuo settore.
La comunicazione non può essere improvvisata ma richiede uno studio del proprio target, ossia del segmento di clientela a cui ci si rivolge, e dei suoi bisogni e desideri. Quello che scrivi non dovrà essere una tua autocelebrazione ma, al contrario, dovrà essere utile e interessante per chi ti legge. Le tue parole dovranno essere scritte o pronunciate mettendoti nei panni di chi ti leggerà o ti ascolterà. Per la tua comunicazione è importante pianificare un calendario editoriale, immaginando di essere il direttore di una rivista sulla quale nasceranno diverse rubriche tematiche. Ad esempio sui tuoi canali social, come facebook o instagram, puoi pensare a delle rubriche settimanali con post utili ai tuoi lettori, tenendo presente che ogni social ha delle caratteristiche specifiche, ad esempio su instagram è molto importante la qualità delle foto oltre che dei contenuti. Puoi pensare di pianificare a livello mensile il tuo calendario editoriale, scegliendo i temi da affrontare settimanalmente e puoi anche pianificare la pubblicazione dei tuoi post, usando dei tool di programmazione, come Postpickr oppure Hootsuite. In una fase iniziale potrai gestire la tua comunicazione in prima persona, in attesa di poterne delegare alcuni aspetti tecnici, magari scegliendo di collaborare in futuro con una assistente virtuale.
Piano d’azione aziendale: la pianificazione del marketing
In Italia quando si parla di marketing le persone storcono spesso il naso, considerandolo “una americanata” che mal si adatta al nostro mercato, confondendolo con una sorta di lavaggio dei cervelli che manipola le persone per portarle all’acquisto. Niente di più lontano dal vero: il marketing è un aspetto fondamentale per la sopravvivenza e la crescita di un’attività e il suo costo va inserito nel piano finanziario annuale.
Il marketing è un amplificatore in grado di far arrivare più lontano il tuo messaggio, permettendoti di raggiungere un pubblico più ampio. Il punto fondamentale è che non si può partire dal marketing facendo pubblicità a pagamento a casaccio. In questo modo si rischiano di disperdere tempo e risorse.
Il marketing viene piuttosto alla fine del processo: quando è chiaro il tuo personal brand, quindi hai ben chiaro in mente chi sei, cosa ti rende unica, a chi ti rivolgi e perché i clienti dovrebbero sceglierti, allora è venuto il momento di investire un certo budget in marketing, per comunicare, con un impatto a più ampio raggio, il tuo messaggio.
Il marketing, come la comunicazione, può coinvolgere un mix di canali on-line e off-line, e può includere le spese per organizzare un evento live per farti conoscere oppure le spese per dei post sponsorizzati a pagamento su facebook o instagram.
Piano d’azione aziendale: la pianificazione della formazione
Per crescere come donna e come professionista, nell’attuale mercato del lavoro in continua trasformazione e per rimanere aggiornate e competitive, è fondamentale continuare a formarsi, sia per quanto riguarda temi che sono strettamente inerenti al tuo business, sia per quanto riguarda più in generale il mondo imprenditoriale. E’ importante pianificare la formazione, pensando di frequentare almeno un corso di aggiornamento ogni anno, magari in momenti in cui non c’è un picco di lavoro in modo da poterti godere le giornate formative senza creare problemi alla tua attività. E’ importante anche destinare un budget alla formazione, inserendolo nel piano d’azione aziendale annuale.
E se sei all’inizio e il tuo budget è limitato? Se non puoi proprio frequentare corsi dal vivo, puoi comunque tenerti aggiornata attraverso la lettura di libri e la visione di video tutorial oppure scegliendo un corso on-line.
Piano d’azione aziendale: la pianificazione della ricerca e dello sviluppo
Un altro aspetto fondamentale da pianificare è quello relativo allo sviluppo della tua attività.
Infatti il lavoro con i tuoi clienti ti porterà gradualmente ad avere dei feedback sui tuoi prodotti o servizi, in modo da poterli ottimizzare oppure da crearne di nuovi. Ascoltare i tuoi clienti e i loro commenti sarà per te una preziosissima fonte di informazioni, in modo da apportare piccole modifiche e miglioramenti ai tuoi prodotti o servizi, in modo che siano davvero su misura per i tuoi clienti.
Testare e lanciare un nuovo prodotto o servizio è sempre un passo importante, che comporta un margine di rischio e, se stai pensando ad un nuovo lancio, puoi far testare il tuo nuovo prodotto o servizio a dei clienti che possano poi darti dei feedback che ti permettano di ottimizzarlo, riducendo così i rischi del lancio. Magari puoi proprorre il prodotto in fase di test ad un prezzo unico, con uno sconto speciale. I feedback di coloro che avranno effettuato il test e che potrai chiedere sotto forma di questionario di gradimento, ti permetteranno di avere un prodotto o servizio messo a punto in modo ottimale prima del lancio ufficiale. Il lancio non va improvvisato, ma va pianificato già diversi mesi prima, iniziando ad inserire nella tua comunicazione degli elementi che possano suscitare curiosità e interesse nei potenziali clienti.
Piano d’azione aziendale: la pianificazione interna
Con il termine pianificazione interna mi riferisco soprattutto alla pianificazione che può avvenire in attività più strutturate che coinvolgono anche dei collaboratori.
In questo caso è fondamentale cercare di ottimizzare la collaborazione, comportandosi un po’ come una leader coach che vede e valorizza le potenzialità dei propri collaboratori, creando un clima sereno e favorendo la crescita e lo sviluppo di ogni persona che fa parte dell’azienda.
Oggi le aziende non sempre hanno un ufficio fisico, ma spesso sono costituite da collaboratori che lavorano on-line, magari trovandosi anche molto distanti fisicamente, e ci si può affidare a degli ottimi strumenti che agevolano la pianificazione delle attività dei team, come il programma Asana, che permette, in modo semplice e intuitivo, di assegnare delle attività a ciascun collaboratore e di monitorarne l’esecuzione.
<p<
Piano d’azione aziendale: la pianificazione di un ottimo servizio clienti
Dedicandosi a tutte queste attività da considerare nella creazione del piano d’azione aziendale, può accadere facilmente di perdere di vista uno degli aspetti più importanti per la propria attività e cioè i clienti: avere clienti soddisfatti sarà uno degli elementi che consentiranno al tuo business di crescere e svilupparsi. Cerca di curare il più possibile il tuo servizio clienti.
Ad esempio rispondi il prima possibile a richieste di informazioni o di assistenza che ricevi tramite il tuo sito e cerca sempre di offrire il massimo valore possibile a chi sceglie i tuoi prodotti o servizi, pensando anche a dei bonus o regali extra. Non dimenticarti dei tuoi già clienti. Sono persone che ti hanno scelta e puoi coccolarli con un piccolo regalo, magari utilizzando le ricorrenze, inviando loro un piccolo pensiero in occasione del Natale oppure del loro compleanno. Fai in modo che le persone che si rivolgono a te siano coccolate il più possibile. Se hai un luogo fisico dove accogliere i clienti non dimenticarti di renderlo confortevole e adatto a farli sentire a loro agio e coccolati.
Adesso tocca a te, hai tutti gli strumenti per creare un piano d’azione aziendale davvero efficace per il tuo business e non ti resta che passare all’azione.
Se anche tu vuoi creare un piano d’azione aziendale mirato, cucito su misura per la tua attività,il percorso Pink Business Start potrebbe fare al caso tuo.
Se vuoi saperne di più sui miei percorsi di coaching e formazione puoi richiedere un incontro gratuito; sarò lieta di risponderti e di capire insieme se posso esserti d’aiuto.
Per condividere le tue esperienze e le tue domande con altre donne come te, puoi entrare a far parte della community di Pink Factory e lasciare il tuo commento.
Ti auguro tutto il meglio!
Miriam Bruera, business coach al femminile
